Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Frist, ELSTER und Aufbau

Wer muss den Fragebogen ausfüllen und bis wann?

Den Fragebogen musst du abgeben, wenn du einen Gewerbebetrieb eröffnest oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst, und zwar innerhalb eines Monats. Die Pflicht steht in § 138 Absatz 1b der Abgabenordnung, die Frist in Absatz 4.

Die Monatsfrist beginnt mit dem Start deines Betriebs. ELSTER weist darauf hin, dass du den Fragebogen unaufgefordert schicken musst. Das Gewerbeamt meldet dem Finanzamt zwar den Inhalt deiner Gewerbeanmeldung. Den Fragebogen ersetzt das aber nicht, denn die Auskunftspflicht nach Absatz 1b gilt zusätzlich.

Für die Frist zählt der tatsächliche Beginn. Laut ELSTER zählen schon Vorbereitungen dazu, etwa das Anmieten eines Ladens oder der Einkauf von Waren. Der Beginn kann deshalb vor dem Datum der Gewerbeanmeldung liegen.

Kannst du den Fragebogen auf Papier abgeben?

Nein, seit dem 1. Januar 2021 musst du den Fragebogen elektronisch übermitteln. Das Gesetz verlangt einen amtlich vorgeschriebenen Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle. In der Praxis ist das Mein ELSTER, das Online-Finanzamt der Steuerverwaltung.

Papier ist nur eine Ausnahme. Das Finanzamt kann auf Antrag darauf verzichten, wenn die elektronische Abgabe für dich eine unbillige Härte wäre. Erst dann füllst du den Vordruck auf Papier aus.

Für die Abgabe brauchst du eine Registrierung bei ELSTER. Ohne Steuernummer registrierst du dich mit deiner E-Mail-Adresse. Du bekommst dabei zwei E-Mails: eine zur Bestätigung der Adresse und eine mit Aktivierungs-ID und Aktivierungs-Code. Damit erzeugst du eine Zertifikatsdatei.

Mein ELSTER und die Registrierung kosten nichts. Du kannst auch andere Steuersoftware nutzen, die ELSTER unterstützt, oder den Fragebogen von einer Steuerberatung ausfüllen lassen.

Wie ist der Fragebogen aufgebaut?

Der Fragebogen für Einzelunternehmen hat mehrere Teile, die du nacheinander ausfüllst. Die Anleitung von ELSTER gliedert ihn so: Steuernummer, allgemeine Angaben, Tätigkeit, Gewinnermittlung, Lohnsteuer und Umsatzsteuer. Für Personen- und Kapitalgesellschaften gibt es eigene Fassungen.

Ganz am Anfang wählst du das Finanzamt. Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk du dein Gewerbe ausübst, also wo die Geschäftsleitung sitzt. Hast du noch keine Steuernummer, wählst du „Neue Steuernummer beantragen“.

• Zu deiner Person fragt der Bogen nach Name, Hauptwohnsitz, Familienstand, Religion für die Kirchensteuer und Bankverbindung. Eine Wirtschafts-Identifikationsnummer trägst du nur ein, wenn du schon eine hast.
• Zum Betrieb gibst du Name, Anschrift, Beginn der Tätigkeit und weitere Betriebsstätten an. Dazu kommt eine kurze Beschreibung, was du machst. ELSTER nennt als Beispiel „Handel mit Baustoffen“.
• Bei der Gewinnschätzung gibst du deine erwarteten Einkünfte an. Danach fragt der Bogen, ob du eine Einnahmenüberschussrechnung machst oder Bücher führen musst.
• Der Teil zur Lohnsteuer ist nur wichtig, wenn du Beschäftigte hast. Dann gibst du Zahl der Beschäftigten und erwartete Lohnsteuer an.
• Im Teil zur Umsatzsteuer geht es um die Kleinunternehmer-Regelung, die Umsatzschätzung und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Was gebe ich bei der Gewinnschätzung an?

Du schätzt deine voraussichtlichen Einkünfte für das Jahr der Gründung und für das Folgejahr. Laut ELSTER gehören gegebenenfalls auch die Einkünfte deines Ehe- oder Lebenspartners dazu. Eine genaue Zahl kann am Anfang niemand kennen. Eine ehrliche Schätzung genügt.

Aus diesen Zahlen setzt das Finanzamt Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer fest. Fällig sind sie laut § 37 des Einkommensteuergesetzes am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Läuft das Geschäft anders als gedacht, kann das Finanzamt die Vorauszahlungen anpassen.

Danach fragt der Bogen, wie du den Gewinn ermittelst. Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, darf eine Einnahmenüberschussrechnung machen. Bücher führen musst du etwa, wenn das Handelsrecht es verlangt. Das gilt auch bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus einem Gewerbebetrieb.

Was gilt im Teil zur Umsatzsteuer?

Im Teil zur Umsatzsteuer entscheidest du vor allem, ob du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt. Laut ELSTER geht das, wenn dein Gesamtumsatz im Eröffnungsjahr 25.000 Euro nicht übersteigt. Dann sind deine Umsätze im Inland umsatzsteuerfrei.

Außerdem schätzt du deinen Umsatz und gibst an, ob du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst. Diese Nummer vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Wer Umsatzsteuer abführt, schickt Voranmeldungen jeweils bis zum 10. Tag nach dem Voranmeldungszeitraum.

Die Wahl hat Folgen für deine Rechnungen und deine Preise. Bist du unsicher, frag vor dem Absenden eine Steuerberatung oder dein Finanzamt.

Worauf solltest du vor dem Absenden achten?

Prüfe vor dem Absenden vor allem die Frist, das Startdatum und deine Umsatzschätzung. Diese Punkte gehen leicht unter:

• Die Monatsfrist läuft ab dem Start, nicht ab der Post vom Gewerbeamt. Plane auch die Zeit für die ELSTER-Registrierung ein.
• Beim Beginn der Tätigkeit trägst du den echten Start ein. Das ist der Tag der ersten Vorbereitung, auch wenn die Gewerbeanmeldung später kam.
• Bei einem Umzug des Betriebs gilt das ursprüngliche Startdatum, nicht der Tag der Verlegung.
• Die Beschreibung der Tätigkeit sollte konkret sein und zur Gewerbeanmeldung passen.
• Bei der Kleinunternehmer-Regelung zählt der Umsatz des ganzen Eröffnungsjahres. Rechne lieber vorsichtig.
• Eine Vollmacht für eine Steuerberatung wirkt nur, wenn sie dem Finanzamt vorliegt oder elektronisch übermittelt wurde.

Was passiert nach dem Absenden?

Das Finanzamt prüft deinen Fragebogen und schickt dir die Steuernummer per Post. Wie lange das dauert, hängt vom Finanzamt ab.

Mit der Steuernummer wandelst du deine ELSTER-Registrierung in ein vollwertiges Benutzerkonto um. Damit gibst du später deine Erklärungen ab, etwa Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder die Einkommensteuererklärung.

Kommt zusätzlich ein Vorauszahlungsbescheid, prüfe die Beträge und Termine. Stimmen sie mit deiner Lage nicht mehr überein, kannst du dich an das Finanzamt wenden.

Häufige Fragen